Această Politică de Confidențialitate explică modul în care SC VELCONT SRL ("Velcont", "noi") prelucrează datele cu caracter personal prin platforma Samanta CRM ("Samanta", "Serviciul"), accesibilă la samanta.velcont.com.

1. Operatorul de date

SC VELCONT SRL, cu sediul în România, înregistrată la Registrul Comerțului. Contact: office@velcont.com.

2. Ce date prelucrăm

2.1. Date despre utilizatori (operatorii Samanta)

• Nume utilizator, adresă email, parolă (criptată), număr telefon (opțional)
• Logs de autentificare și activitate în aplicație
• Conținutul conversațiilor cu asistentul AI (chat)
• Configurări de email (IMAP/SMTP) pentru sincronizare

2.2. Date despre contactele și clienții utilizatorilor

Utilizatorii Samanta introduc în platformă date despre contactele lor profesionale (nume, email, telefon, firmă, istoric interacțiuni). Aceste date sunt prelucrate de Velcont în calitate de persoană împuternicită (processor) — utilizatorul este operatorul (controller) pentru aceste date.

3. Scopul prelucrării și temeiul legal

• Furnizarea Serviciului — temei: executarea contractului (art. 6.1.b GDPR)
• Gestionarea conturilor și suport — temei: executarea contractului
• Securitate, prevenire fraudă, audit — temei: interes legitim (art. 6.1.f GDPR)
• Comunicări tranzacționale (notificări sistem) — temei: executarea contractului
• Comunicări de marketing — temei: consimțământ explicit (art. 6.1.a GDPR), cu opțiune de dezabonare în fiecare email

4. Procesatori și subprocesatori

Pentru a furniza Serviciul, folosim următorii subprocesatori:

• Anthropic, Inc. (API Claude) — procesare AI a conversațiilor, emailurilor și documentelor atașate — SUA, cu garanții GDPR (Standard Contractual Clauses)
• OpenAI, Inc. (Whisper API) — transcrierea mesajelor vocale — SUA, SCC
• Perplexity AI, Inc. — căutare web pentru întrebări fiscale; întrebarea formulată de utilizator sau de client este transmisă acestui serviciu — SUA, SCC. Ca rezervă, când acest serviciu nu răspunde, se folosește DuckDuckGo.
• Hetzner Online GmbH — găzduirea infrastructurii și stocarea bazei de date — Germania (UE)
• Google LLC — trimiterea și primirea emailurilor (Gmail/Google Workspace), programările din Google Calendar (nume, email și telefon apar în evenimentul din calendar) și copia de siguranță zilnică a bazei de date pe Google Drive — SUA, SCC
• Intelligent IT SRL (SmartBill) — emiterea facturilor: nume, adresă, CUI și sumele facturate — România (UE)
• Stripe Payments Europe, Ltd. — încasarea plăților online: nume, email și suma; datele cardului sunt introduse direct la Stripe și nu ajung la noi — Irlanda (UE)
• SMSLink.ro — trimiterea de SMS-uri: numărul de telefon și textul mesajului — România (UE)
• OpenAPI.ro — verificarea datelor publice ale unei firme după CUI — România (UE)

Lista de mai sus cuprinde serviciile active la data actualizării acestei politici. Dacă adăugăm un subprocesator nou care primește date personale, actualizăm această listă.

5. Stocare și retenție

Datele sunt stocate pe servere Hetzner în Germania. Retenție:

• Date cont activ — pe durata contractului + 30 zile după închidere
• Conversații chat — 12 luni rolling, apoi arhivate
• Logs sistem — 90 zile
• Backup-uri — 30 zile rolling

La cererea utilizatorului, contul și datele asociate pot fi șterse complet în maxim 30 zile.

6. Drepturile tale (GDPR)

• Dreptul de acces la datele tale
• Dreptul la rectificare
• Dreptul la ștergere ("dreptul de a fi uitat")
• Dreptul la restricționarea prelucrării
• Dreptul la portabilitatea datelor
• Dreptul de a te opune prelucrării
• Dreptul de a depune plângere la ANSPDCP

Pentru exercitarea drepturilor, scrie-ne la office@velcont.com. Răspundem în maxim 30 zile.

7. Securitate

Folosim măsuri tehnice și organizatorice rezonabile: HTTPS, parole stocate ca amprentă criptografică (bcrypt), control al accesului pe roluri, izolare între workspace-urile clienților (multi-tenancy) și copie de siguranță zilnică a bazei de date, arhivată și păstrată într-un spațiu de stocare cu acces restricționat (Google Drive), unde furnizorul asigură criptarea la stocare. Niciun sistem nu e perfect securizat; vă vom notifica în maxim 72 ore în caz de breach conform art. 33 GDPR.

8. Cookies

Folosim doar cookies funcționale (sesiune autentificată). Nu folosim tracking-uri de marketing, fingerprinting sau cookies third-party.

9. Modificări

Putem actualiza această politică. Modificările materiale vor fi notificate cu 30 zile în avans pe email.